Сегодня мир переживает бурный рост информационных технологий, и развитие электронного документооборота не стоит на месте. С каждым годом популярность этого инструмента среди организаций разного уровня растет. Свои услуги предлагают многочисленные операторы цифрового документооборота, что дает возможность выбрать наиболее подходящего под нужды клиента.
Цель данного обзора – помочь потенциальным клиентам выбрать лучшего оператора электронного документооборота на 2024 год. Список операторов ЭДО рассматривается по таким критериям, как возможности платформы, достоинства и недостатки, стоимость услуг и удобство использования.
Что такое ЭДО и для чего он предназначен
ЭДО (электронный документооборот) — это эффективный способ обмена документами между участниками бизнес-процессов с использованием сетевых средств связи и хранения информации. Он позволяет автоматизировать процессы обработки документов и сократить время и затраты на обработку.
Сетевой документооборот предназначен для ускорения процессов бизнеса, снижения затрат на бумажные носители информации и улучшения качества работы с файлами. Такой оборот позволяет улучшить контроль за информацией, обеспечить безопасность и конфиденциальность данных, а также повысить эффективность работы.
С помощью ЭДО можно обмениваться различными файлами, такими как договоры, счета, акты, отчеты и т.д. Обмен используется в различных сферах деятельности, включая финансы, юриспруденцию, логистику и т.д.
Преимуществом цифрового документооборота является возможность автоматизации процессов, что уменьшает вероятность ошибок и ускоряет процессы обработки информации. Кроме того, он позволяет сократить затраты на бумажные носители информации, что положительно для охраны окружающей среды.
Понятия и механизм работы электронного документооборота
Для осуществления правильного выбора и достижения поставленной цели немаловажным фактором считается обладание целевым знанием в рассматриваемой области. В данном случае достаточно знать о ключевых понятиях в этой сфере и механизмах работы.
Определения основополагающих понятий:
- Электронная документация – это документы, созданные и обрабатываемые в цифровой форме, такие как: электронные таблицы, текстовые документы, графические изображения и многое другое. Они могут быть созданы, переданы, сохранены и приняты в цифровом формате с использованием специальных технологий и программного обеспечения.
- Оператор ЭДО – это компания, которая предоставляет услуги по передаче и обработке сетевых файлов между различными участниками, выполняет идентификацию и аутентификацию участников, обеспечивает сохранность и конфиденциальность данных. Операторы ЭДО могут быть как коммерческими, так и государственными.
- Контрагенты – это участники сетевого документооборота, которые обмениваются сетевыми файлами. Контрагентами могут быть организации, предприятия, физические лица и другие участники в соответствии с законодательством. При проведении ЭДО взаимодействие между контрагентами осуществляется на основе обмена сетевыми пакетами через оператора.
- Квалифицированная электронная подпись – КЭП – специальный электронный ключ, который определяет личность подписывающего и гарантирует целостность и подлинность носителя информации. Квалифицированная электронная подпись выдается удостоверяющим центром и используется в цифровом документообороте для подписания цифровых документов.
Механизм работы ЭДО состоит из нескольких этапов.
- Первый этап – регистрация в системе электронной подписи. Данный процесс необходим для идентификации пользователя и подписания сетевых файлов: отправленных и принятых.
- Второй этап – создание документа. Электронный бланк вводится в систему сетевого документооборота и сохраняется в цифровом формате. Законодательство предусматривает жесткие требования к формату и содержанию цифровых документов, что обеспечивает легальность.
- Третий этап – передача файла. Для передачи цифровой информации на другое устройство или компьютер необходимо использовать такое средство связи, как интернет.
- Четвертый этап – подпись документа. Для подписания цифрового файла используется система электронной подписи. Это гарантирует законную правовую силу и позволяет идентифицировать подписавшего человека.
- Пятый этап – обработка носителя информации. Цифровой файл может быть обработан различными программными продуктами, также предназначенными для хранения в бесплатном или платном облаке.
Виды ЭДО
Существует несколько видов электронного документооборота, каждый из которых имеет особенности и преимущества.
Внутренний ЭДО используется для обмена информацией внутри организации. Обмен позволяет ускорить процессы работы с файлами, повысить эффективность и контроль за файлами. Внутренний ЭДО используется для обмена различными данными, такими как договоры, счета, акты, отчеты и т.д. Он может быть интегрирован с системами управления документами (DMS), что позволяет сохранять документы на безопасном и надежном сервере и обеспечивает быстрый и удобный доступ к ним.
Внешний ЭДО используется для обмена документами между организацией и контрагентами. Обмен позволяет ускорить процессы работы с файлами, снизить затраты на бумажные носители информации и улучшить контроль. Используется в различных сферах деятельности, включая финансы, юриспруденцию, логистику и т.д.
Электронный документооборот с госорганами используется для обмена документами между организацией и государственными учреждениями. Такой оборот ускоряет процессы работы и снижает затраты на бумажные носители информации. Сетевой документооборот с госорганами используется для обмена различными файлами, такими как налоговые декларации, отчеты в государственные органы, заявления и т.д. Обеспечивает безопасность и конфиденциальность информации и предотвращает возможность подделки документов.
Кроме того, существуют и другие виды электронного документооборота, такие как цифровой документооборот на торговых площадках, электронная подпись, системы управления и т.д. Каждый вид электронного документооборота имеет особенности и применяется в различных сферах деятельности.
Критерии выбора оператора ЭДО
Выбор квалифицированного оператора ЭДО является очень важным шагом в преодолении препятствий на пути к успешному внедрению процесса. При анализе вариантов обращайте внимание на следующие критерии:
- Технические требования. Первым критерием выбора агрегатора ЭДО является техническое обеспечение. Оператор ЭДО должен предоставлять полный набор технических услуг и инфраструктуру для обмена цифровыми документами. Кроме того, агрегатор должен иметь сертификацию удостоверяющего центра, которая подтверждает соответствие программного обеспечения нормам законодательства о квалифицированной электронной подписи.
- Цены на услуги. Вторым критерием выбора являются цены на услуги оператора ЭДО. Необходимо оценить стоимость услуг, предоставляемых агрегатором, а также соотношение к качеству. Услуги, предоставляемые разработчиком, должны быть экономически эффективны в долгосрочной перспективе с учетом возможных затрат.
- Уровень безопасности. Третьим критерием является уровень безопасности, который обеспечивается оператором ЭДО. Важно, чтобы агрегатор обеспечивал безопасность и конфиденциальность всякой информации, передаваемой в рамках электронного документооборота. Сервис должен предоставлять методы защиты данных в соответствии с общими нормами и стандартами. Агрегатор должен иметь соответствующие сертификаты и лицензии в области информационной безопасности.
- Уровень технической поддержки. Четвертым критерием выбора оператора является уровень технической поддержки, которую предоставляет сервер. Поддержка должна быть доступной и обеспечивать наиболее эффективное решение проблем, которыми могут столкнуться пользователи. Помощь должна быть действенной и оперативной, работать круглосуточно, в случаях аварий и проблемных ситуаций.
- Репутация оператора на рынке. Пятый критерий – это репутация агрегатора на рынке. Разработчик ЭДО должен быть узнаваем на рынке с хорошей стороны, что свидетельствует о высоком уровне оказываемых услуг. Просмотр отзывов и рейтингов в Интернете, а также общение с другими компаниями могут дать представление о том, насколько хорош агрегатор ЭДО.
Рейтинг лучших
До 5000 рублей в год
Инфотекс Траст
«Инфотекс Траст» – один из самых универсальных агрегаторов на рынке, позволяющий работать с файлами во всех сферах. Компания активно продвигается и пытается увеличить рынок присутствия.
Стоимость услуг: подключение – 1900 рублей в год; 2,5 рубля за файл.
Возможности:
- обработка входящих и исходящих данных;
- проверка электронных подписей;
- хранение информации в цифровом виде;
- автоматическая обработка платежей.
Достоинства:
- надежность и безопасность передачи информации;
- функционал предлагает десятки вариантов;
- гибкая настраиваемость сервиса;
- интерфейс, дружелюбный для пользователя.
Недостатки:
- время ответа службы поддержки порой больше стандартного.
Контур. Диадок
«Контур. Диадок» – доступное решение для бюджетных организаций. Среди самых доступных операторов ЭДО в России выделяется именно «Контур». Решение предлагает услуги по цене от 2 000 рублей и имеет в арсенале несколько удобных функций.
Стоимость услуг: подключение – 2000 рублей в год; пакет 1900 рублей за 250 файлов.
Возможности:
- обмен сетевыми файлами;
- автоматическое формирование счетов и накладных;
- цифровое удаленное хранение оригиналов документов.
Достоинства:
- удобство использования для небольших компаний;
- поддержка данных стандартных типов расширений;
- разумная стоимость.
Недостатки:
- ограниченный функционал.
СБИС
«СБИС» — оптимальное решение для государственных и крупных компаний, один из наиболее популярных операторов в России. Платформа предоставляет широкий и глубокий функционал для работы с документами.
Стоимость услуг: подключение – 3000 рублей в год; пакет 3300 рублей за 1200 файлов.
Возможности:
- цифровой обмен файлами;
- поддержка стандартных форматов данных;
- хранение документации;
- отправка платежей.
Достоинства:
- надежность, доказанная тестированием;
- интерфейс, дружелюбный для пользователя;
- простота использования;
- десятки режимов работы.
Недостатки:
- демоверсия создана только на базе 1С.
Электронный документооборот. Сбербизнес
«Сбербизнес» – простое решение для малого бизнеса. Этот оператор быстро нашел нишу на рынке и специализируется на услугах для малого бизнеса. Помимо этого, агрегатор обладает простой и понятной платформой, что делает его еще более привлекательным для небольших организаций.
Стоимость услуг: подключение – 3500 рублей в год; входящие пакеты тарифицируются как бесплатные.
Возможности:
- обмен сетевыми файлами;
- автоматическое формирование счетов и накладных;
- хранение информации удаленно на сервере и локально;
- цифровая подпись в наборе инструментов.
Достоинства:
- низкая стоимость;
- простота использования;
- интуитивно понятный интерфейс;
- работа с клиентом на основе потребностей.
Недостатки:
- функционал предлагает недостаточно вариантов.
Такском
«Такском» — уникальный оператор с удобной платформой. Платформа понятна в использовании и удобна в работе. Одним из главных преимуществ компании можно назвать индивидуальный подход к каждому клиенту.
Стоимость услуг: подключение – 4000 рублей в год; входящие пакеты тарифицируются как бесплатные, исходящие – 8 рублей за файл.
Возможности:
- обмен сетевой информацией;
- безошибочное открытие данных со стандартным расширением;
- возможность отправки электронных платежей;
- хранение данных в облаке.
Достоинства:
- сотни тестов подтверждают надежность среды;
- работа с клиентом на основе потребностей;
- гибкая настройка сервиса;
- возможность интеграции с другими программами.
Недостатки:
- высокая стоимость.
Точка
«Точка» – оператор, который поддерживает множество форматов и типов документов. Разработчик ведет гибкую ценовую политику и позволяет клиентам выбирать необходимый пакет услуг.
Стоимость услуг: подключение – 4000 рублей в год; входящие пакеты тарифицируются как бесплатные, исходящие – 2000 рублей за пакет 1000 файлов.
Возможности:
- обмен сетевыми файлами;
- поддержка стандартных типов форматов;
- цифровое хранение оригиналов данных;
- обработка платежей в автоматическом режиме.
Достоинства:
- высокий уровень безопасности;
- меню программы насыщено десятками функций;
- возможность интеграции с другими программами;
- работа с клиентом на основе потребностей.
Недостатки:
- высокая стоимость.
Свыше 5000 рублей в год
Крипто-Про
«Крипто-Про» является одним из старейших и самых надежных агрегаторов электронного документооборота в России. Компания предлагает высокий уровень безопасности для клиентов, что делает эту платформу одной из самых защищенных на рынке.
Стоимость услуг: подключение – 5000 рублей в год.
Возможности:
- обмен сетевыми файлами;
- хранение документов в цифровом виде;
- обработка платежей без участия человека;
- защита информации с использованием ПК.
Достоинства:
- уровень безопасности поддерживается на высоком уровне;
- функционал предлагает десятки вариантов;
- возможность интеграции с другими программами;
- работа с клиентом на основе потребностей.
Недостатки:
- высокая стоимость.
Тензор
«Тензор» имеет удобную платформу и предоставляет большое количество возможностей для многопрофильных компаний.
Стоимость услуг: подключение – 5000 рублей в год; входящие пакеты тарифицируются как бесплатные, исходящие – 3000 рублей за пакет 1000 файлов.
Возможности:
- обработка входящих и исходящих документов;
- проверка цифровых подписей;
- информация хранится на машинных носителях;
- платежи обрабатываются в автоматическом режиме.
Достоинства:
- информация передается по защищенному каналу связи;
- десятки вариантов функционирования и настроек среды;
- сервис настраивается по блочной архитектуре;
- удобный интерфейс.
Недостатки:
- служба поддержки отвечает порой не оперативно.
Единый портал
«Единый портал» сохраняет максимальную совместимость с государственной инфраструктурой. В данном операторе реализован самый высокий уровень безопасности, что делает его наиболее привлекательным для использования государственными организациями.
Стоимость услуг: подключение – 6000 рублей в год.
Возможности:
- обмен сетевыми документами;
- хранение документов в цифровом виде;
- автономная обработка платежей;
- защита информации при помощи персональных компьютеров и ключей.
Достоинства:
- безопасность сервиса и каналов связи на высоком уровне;
- десятки вариантов функционирования среды;
- интеграция со смежными программами осуществляется без дополнительных сложностей;
- работа с клиентом на основе потребностей.
Недостатки:
- высокая стоимость.
Е1 Евфрат ЭДО
«Е1 Евфрат ЭДО» имеет большой опыт работы и пользуется доверием уже давно. Он является иностранным оператором на рынке России, пришедшим из Франции. Данный оператор предлагает услуги для крупного бизнеса.
Стоимость услуг: подключение – 6000 рублей в год; 3500 рублей за пакет 1000 файлов.
Возможности:
- обработка входящих и исходящих документов;
- проверка цифровых подписей;
- цифровая информация размещена на серверах;
- автоматический контроль выполнения платежей.
Достоинства:
- безопасная передача информации по проверенному на уязвимости каналу;
- функционал программы отличается десятком вариантов;
- гибкость и вариативность настройки сервиса;
- дружелюбный и интуитивный интерфейс, разработанный для пользователя.
Недостатки:
- интерфейс платформы отличается от привычного для таких сервисов.
Заключение
Электронный документооборот является неотъемлемой частью современного бизнеса. Использование ЭДО позволяет ускорить процессы бизнеса, повысить эффективность работы с документами и снизить затраты на бумажные носители информации. Различные виды электронного документооборота могут быть применены в зависимости от конкретных потребностей организации.
При выборе оператора решение принимается с учетом стоящих перед компанией задач и масштаба бизнеса. У каждого из представленных операторов есть свои особенности, плюсы и минусы, поэтому необходимо явно понимать цели и потребности компании, чтобы установленный софт приносил для предприятия только пользу. Рекомендуем обращаться к оператору, который предоставляет широкий функционал при относительно невысокой стоимости услуг, соответствующий задачам и потребностям компании.